¿Por qué la precedencia debe soportar tanto peso en el desarrollo de un evento?

Mi reflexión de hoy gira en torno a la precedencia y cuestiones anexas.

 

En la organización de un evento, sea público o privado, grande o modesto, de ámbito internacional, nacional, regional o local, en fin, sea como sea, la disposición de la mesa principal es una cuestión vital y de gran enjundia que en muchos casos centraliza la atención de medios, público y asistentes.

 

 

No nos llevemos a engaño. Los medios de comunicación, salvo casos muy concretos de la asistencia de una autoridad o personalidad que acude al acto en calidad de invitada, polarizan sus esfuerzos comunicativos en los mensajes que los emisores protagonistas dirijan al aforo durante sus discursos.

 

Es por esto que durante la fase de preparación de un acto, la parte concerniente a la precedencia soporta un gran peso traducido en términos de resultado. Es decir, que por mucho que todo salga a la perfección, si en esta parcela tenemos un error  -en  casos muy concretos no contemplados en la normativa podemos hablar de distintas interpretaciones- estamos perdidos. El resultado final del acto estaría totalmente influenciado por  a correcta o incorrecta gestión de esta colocación de actores principales.

 

Por consiguiente, todo ese trabajo previo de localización y acondicionamiento del lugar del acto, financiación o búsqueda de patrocinadores, administración de bases de datos, invitaciones, su control y seguimiento, gestión de todos los públicos –internos y externos-, papelería, comunicación, y un largo etc.., quedaría eclipsado o anulado.

 

 

Llegados a este punto confieso que no todos los actos gestioné han sido perfectos. Y sí, en alguna ocasión he errado en la colocación de mis precedencias. Siguiendo con mis confesiones diré que estas ocasiones erradas han sido provocadas en algunos casos por exigencias “políticas o de intereses” que no he podido reconducir, por falta de sensibilidad “a esto del Protocolo” por parte de algún elemento participante y en alguna ocasión, por no defender mi postura con el valor y arresto necesarios. De todas ellas he aprendido y todas ellas me han aportado mucho.

 

Ojalá en cada momento pudiéramos hacer lo creemos que está bien y tomar decisiones en torno a este código de conducta. Pero la mayoría seguro que me entendéis y sabéis que no siempre es posible.

 

 

Una vez finalizado ese acto al que tanto esfuerzo e interés hemos dedicado y algo ha salido mal, nos vamos derrotados, y extrapolamos ese resultado final a toda la gestión del evento. Eso sí que es un error. Un gran error.

 

 

En los días posteriores toca valoración en conjunto. Es cuando en frío, debemos hacer un diagnóstico certero de qué áreas han salido bien y porqué y cuáles son susceptibles de mejora sus motivos y actuar en consecuencia. Es cuando la verdadera realidad se impone. En muchos casos el momento de enfrentar beneficios e inversión, el famoso Retorno sobre la Inversión (ROI).

 

 

En ese momento –no en todos los casos-recibimos correos o llamadas de invitados o instituciones agradecidos por lo satisfechos que estaban de haber participado en ese evento.

De repente nos acordamos de  esta estrofa del Cantar de los Cantares:

“Habla mi amado y me dice:

Levántate, amor mío,

hermosa mía y vente.

Mira, ha pasado el invierno,

las lluvias cesaron,se han ido.

La tierra se cubre de flores,

llega la estación de las canciones,

Ya se oye el arrullo de la tórtola

por toda nuestra tierra.

Despuntan yemas en la higuera,

las viñas en cierne perfumean.(

¡Anímate, amor mío, hermosa mía

y ven!”

 

No debemos responsabilizar la impronta de un evento a una única parte de ese acto, aunque sea una de las más importantes. Sí es cierto que las precedencias son, como dije antes, una parte esencial en la organización de un acto y los que estamos en la profesión debemos gestionarla con rigor, seriedad y lealtad a la normativa. Sin duda. No puedo ni quiero defender lo contario nunca.

 

 

No obstante a veces una concesión, un cese de presidencia, subir a la mesa a una autoridad no prevista…resuelve muchos conflictos diplomáticos o lima asperezas-, máximo en el ámbito local donde ciertas cuestiones se viven con gran intensidad y conviven envueltas en papel labrado.

 

La implacable inmediatez y a veces tiránica voz que tienen las actuales redes sociales, se quedan más con lo negativo, con la crítica al error donde a la vista de ese único tiro de cámara publicado en un medio, delata una “supuesta mala gestión” del responsable de Protocolo.

 

De hecho me surge una duda, ¿por qué el uso habitual de redes sociales, sirve para reprobar cuestiones negativas y no para felicitar?. Sería interesante hacer una estadística sobre esto. Basta con fijarnos en el sentido de muchas publicaciones…revelador.

 

Seamos más tolerantes, comprensivos y profesionales con el trabajo de otros. Entre bastidores todo se ve y se vive de forma diferente que en la platea y en Protocolo no todo son reglas de tres ni competiciones donde únicamente hay un solo resultado, tengámoslo en cuenta.

 

 

Como siempre digo, no es más que una reflexión.

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Comentarios: 1
  • #1

    Montse (sábado, 25 enero 2014 15:18)

    Querida,
    La crítica, aún de cuestiones que se desconocen, lamentablemente insufla la autoestima del escribiente. La insufla... no la mejora, pero eso ya es otra cuestión.

Pión Medioambiente está trabajando con Galicia Protocolo en la implantación de su sistema de gestión de la calidad.


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