El arte de simplificar los eventos


Autora: Sandra Álvarez Lema


El título de mi reflexión de hoy es un avance del contenido del texto: el arte y en muchas ocasiones la necesidad, de simplificar un evento. Simplificar su estructura y su organización.

 

Cuando tenemos encima de la mesa el desafío motivador de la organización de un evento, cuando no hay todavía nada de él y está todo por hacer, cuando miramos la hoja en blanco, es el momento de pararse a pensar en lo que quiero hacer y cómo: ¿qué voy a necesitar realmente?, ¿de qué recursos dispongo? y ¿cuánto tiempo tengo?. Una vez tenga las respuestas a estas tres preguntas, ya puedo perfilar un primer documento, un primer borrador.

 

Actualmente y como las circunstancias económicas, sociales e institucionales mandan, toca trabajar con muy pocos recursos y la creatividad, se posiciona como un valor buscado y deseado. Sin embargo el gusto por complicarnos la vida y dotar nuestro evento de elementos, personas y contenidos prescindibles, es un denominador común en muchos profesionales e instituciones. Esta complicación es una rémora que tarde o temprano nos pasa factura.

 

Pasa con frecuencia y a todos. Nos olvidamos de la sencillez, de la simplicidad en la estructura, en el guión y en la forma. Y lo cierto es que ésta, es casi siempre una apuesta segura que nos va a servir como aval en el resultado final.

 

El exceso de información, de documentos, de comunicación, de reuniones previas, reuniones urgentes, correos, debates, etc..., lo único que lleva es a un cierto hastío entre los interlocutores, este hastío provoca una desmotivación por el tema, saturación, y en ocasiones, la pérdida de ilusión por el evento. ¿Conclusión?: llegamos al día señalado cansados y con las fuerzas mermadas para rendir al cien por cien.

 


Sí, una pena.

 

¿Qué podemos hacer para evitarlo?. En primer lugar tener clara toda la información del siguiente guión:

 

1.- Filosofía del evento. Porqué y para qué se hace.

2.- Conocer en profundidad quiénes son los participantes de ese evento y qué papel van a desempeñar en él. Anfitrión, patrocinadores, invitados, etc...

3.- Partes del programa. Estructura.

4.- Espacios y capacidad.

5.- Recursos humanos y recursos físicos disponibles.

6.- Tiempos de trabajo.

7.- Normativa.

8.- Presupuesto

 

¿Qué necesito realmente para organizar este evento?. ¿Qué es lo esencial?. Rellenar un folio es suficiente.

 

Ese folio nos introduce de lleno en la primera fase de la organización. 

 

A modo de ejemplo: no es lo mismo presentar en Madrid, el nuevo dispositivo móvil de Apple, que organizar unas Jornadas de cuatro días promovidas por el Colegio de Farmacéuticos en A Coruña. El primer caso, mucho más breve en el tiempo, va a necesitar de una logística mayor, producción, escenografía, recursos audiovisuales, mayor afluencia de público y medios de comunicación. El segundo caso, dilatado en el tiempo sin embargo mucho más sencillo en la forma pero trabajoso en la documentación.

 

En ambos casos, manejar con sencillez y maestría recursos, elementos, tiempos y esfuerzos, nos puede ayudar a resolver más fácilmente los problemas que tengamos. A veces no está en nuestra mano. Un patrocinador que no es accesible, el anfitrión no es claro con la información del evento, los recursos humanos no son suficientes, los ponentes de las jornadas han confirmado y luego no pueden asistir, no podemos trabajar con los elementos que nos proporcionan, hay cambios continuos en el programa, etc... En todos estos casos debemos resolver cada incidencia de la mejor forma que podamos.

 

Resolver y resolver.

 

¿Qué está en nuestra mano?.

 

Conocer cuanto antes la información que nos proporcionan, elaborar la documentación necesaria –solamente la necesaria, pensar que cuantos más papeles tengamos, mejor lo hacemos o más eficaces somos de cara a los demás, es un error muy común-. Tener muy claro el marco  normativo, comunicación en tiempo –regularmente, sin saturar las partes afectadas-  y forma del estado del evento, gestionar feedbacks –controlar que se recibe y entiende lo que se manda, sobre todo si es de gran importancia para el desarrollo del acto. Conocer espacios, elementos, limitaciones y recursos. Necesidades y alternativas para solventar esas limitaciones.

 

Simplificar y simplificar.

 

Saber priorizar es tan importante como saber hacer bien las cosas. No le podemos dar la misma importancia y dedicar el mismo tiempo, a un problema que pudiera aparecer en la fase inicial de la organización o el día anterior, incluso el mismo día, en fase de ejecución.

 

Parece muy fácil visto así, pero no lo es. Una cosa es la teoría y otra muy diferente la práctica.

 

Ya lo decía en el título, simplificar es un arte. Un arte necesario para todos los que organizamos eventos, da igual de qué índole y en qué ciudad. Saber simplificar es tener muy claro en nuestro mapa mental cómo debemos trabajar, en qué momento, con quién y para qué.

 

Simplificar y resolver. Dos verbos que todos debemos llevar en nuestro ADN.

 

Ésta es mi reflexión de hoy.

 

 


Autora: Sandra Álvarez Lema


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